Come funziona il servizio gratuito dell’AdE per conservare le fatture elettroniche?
Dal 1° gennaio 2019 è scattato l’obbligo di emettere fatture elettroniche, e questo non implica solo di dover inviare e ricevere fatture in formato elettronico, ma anche di doverle conservare per obbligo di legge.
Per far fronte a questo obbligo, l’agenzia delle entrate ha messo a disposizione un servizio gratuito chiamato “fatture e corrispettivi“ che, stando a quel che dicono, garantisce la conservazione delle fatture elettroniche, il tutto secondo norme D.M. 17.6.2014.
Conservare le fatture elettroniche a norma
Nel caso delle fatture, per la loro conservazione non è sufficiente salvarle nel proprio pc o in un hard disk esterno come un comune file, ma bisogna seguire le regole emanate dal Codice dell’Amministrazione Digitale, il CAD.
Per conservare le fatture elettroniche secondo normativa, quindi, è necessario avvalersi di un servizio apposito, come il servizio offerto da Ardesia Srl che con il loro portale per la fatturazione elettronica assicurano la completa gestione del ciclo di fatturazione con conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche , oppure, come dicevamo prima, si può usufruire del servizio gratuito offerto dall’agenzia delle entrate.
Per poter usufruire del servizio gratuito dell’ AdE bisogna ovviamente accedere alla propria area riservata, e da qui andare alla voce “fatture e corrispettivi”.
Per poter accedere alla propria area si possono usare tre metodi:
- Tramite credenziali SPID (Sistema Pubblico dell’Identità Digitale)
- Tramite una CNS (carta nazionale dei servizi)
- Tramite le proprie credenziali di Fisconline (rilasciate su richiesta dall’Agenzia delle Entrate)
Una volta che siete riusciti ad accedere al servizio e siete riusciti a definire il proprio profilo selezionando le apposite voci, poi su “fatturazione elettronica” ci sarà il link per fare la “registrazione della modalità di ricezione della fattura elettronica”, associando la propria partita iva ad una mail pec dove poter ricevere fatture elettroniche.
Da li si potrà sottoscrivere la convenzione con l’agenzia delle entrate per il servizio gratuito di conservazione delle fatture elettroniche, sia quelle ricevute che quelle inviate, tutte tramite SdI, il sistema di interscambio.
Una domanda a questo punto vi potrà sorgere spontanea, perché se l’agenzia delle entrate è così brava da istituire addiruttura un servizio gratuito, esistono sul mercato proposte di aziende che oltre a gestire le fatture elettroniche propongono anche un servizio di conservazione sostitutiva a pagamento?
La risposta è abbastanza semplice, perché il servizio gratuito non è così perfetto come potrebbe sembrare, ed ha alcuni difetti.
Perchè NON scegliere il servizio di conservazione dell’agenzia delle entrate
E’ fuori da ogni dubbio che per le piccole realtà come le singole partite iva che hanno piccoli volumi d’affari e non generano e ricevono centinaia di fatture annue, questo servizio è sicuramente uno sgravio non da poco sia dal punto di vista tecnico che amministrativo ed economico, ma per aziende strutturate, questo servizio ha i suoi limiti.
Facciamo una breve sintesi di alcuni di queesti difetti:
- Per accedere al servizio è necessario sottoscrivere un accordo, una convenzione con l’AdE richiedendo appunto l’esternalizzazione del servizio, restando comunque il richiedente ad essere il “Responsabile della Conservazione”.
Questo accordo, non è negoziabile, lo si deve sottoscrivere in tutti i suoi punti così com’è, accettando quindi anche i loro SLA.
- Per imprese ed aziende strutturate, che magari già hanno avviato al loro interno un processo per la gestione documentale di tutti i documenti prodotti internamente dall’azienda, spostare la conservazione elettronica delle fatture equivarrebbe a non avere più quell’efficienza che l’archivio garantisce con tutti i documenti collegabili logicamente tra loro.
- Il manuale recita che vi saranno “cicli semestrali di invio in conservazione“, cioè le fatture verranno caricate di sei mesi in sei mesi, e la stessa ricerca di eventuali fatture conservate avviene attraverso la voce “Nuova richiesta di esibizione”.
Per fare una ricerca bisogna prima motivarla selezionando una delle tre opzioni preimpostate, e poi la ricerca va definita per un periodo non più profondo di tre mesi e la data di ricerca fa riferimento alla data di transito nel sistema di interscambio, e non alla data della fattura.
Insomma, un po’ macchinosa la ricerca nel caso avessimo bisogno di consultare l’archivio.
- Non vengono conservate le ricevute e le notifiche generate dallo stesso SdI, ma vengono conservate solo le fatture in formato XML. In caso di contenzioso, avere anche le ricevute può essere molto importante.
Ecco quindi spiegati alcuni dei motivi per cui affidarsi ad un ente esterno specializzato in conservazione sostitutiva e gestione documentale sia per aziende con una certa struttura la soluzione più idonea, mentre per un piccolo professionista può venir comodo sfruttare il servizio gratuito con i suoi pregi ed i suoi difetti, per lo meno è gratis.